Så använder du Timesheet Approvals

Timesheet Approvals läser den tid ditt team redan registrerar i mondays inbyggda tidrapporteringskolumn och gör den till veckorapporter som en chef godkänner. Appen ändrar aldrig den registrerade tiden.

Innan du börjar

• Du behöver ett monday.com-konto med minst en tavla som har kolumnen Time Tracking. Appen läser posterna i den kolumnen (vem som registrerade, när och hur länge).
• Mondays API tillåter inte att någon app skapar eller ändrar poster i tidrapporteringskolumnen. Timesheet Approvals läser dem därför bara. Rättelser av registrerad tid görs i kolumnen, precis som tidigare.
• Alla som ska skicka in en tidrapport behöver tillgång till tavlan. Godkännare bör vara tavelägare eller medlemmar du litar på i den rollen.

1. Installera appen

1. Öppna monday.com:s marknadsplats och sök efter Timesheet Approvals, eller använd installationslänken från listningen.
2. Välj Install och bekräfta behörigheterna. Appen begär att få läsa tavlor och objekt (för tidposterna, objektnamnen och personkolumnen) och att läsa användarnamn i kontot så att rapporterna kan visa vem som registrerade tiden.
3. Välj vilka arbetsytor appen får användas i när du tillfrågas. Det kan ändras senare under Admin, Apps.

2. Lägg till vyn Timesheets på en tavla

1. Öppna tavlan där tiden registreras.
2. Välj plustecknet bredvid vyflikarna högst upp på tavlan och sedan Apps.
3. Välj Timesheets från Timesheet Approvals och sedan Add to board.
4. Första gången vyn öppnas ber appen dig att auktorisera den för ditt konto. Det är monday.com:s vanliga auktoriseringsskärm. Den nyckel som utfärdas lagras krypterad i monday code secure storage och används bara för att läsa tavlan och spara godkännandestatus.

3. Välj tidkolumn och veckostart

1. Öppna Settings i vyn Timesheets (kugghjulet uppe till höger i vyn).
2. Under Time-tracking column väljer du den kolumn som ska läsas. Tavlor med flera tidkolumner visar alla. Bara en kolumn per tavla läses åt gången.
3. Under Week starts on väljer du måndag eller söndag. Det avgör vilka sju dagar som bildar en tidrapport.
4. Under Approvers väljer du vem som får godkänna rapporter på tavlan. Lämnar du fältet tomt är tavelägarna godkännare.
5. Välj Save. Inställningarna sparas per tavla.

4. Skicka in en vecka

Vyn visar ett rutnät med en rad per person, en kolumn per dag i den valda veckan och en summa per rad. Varje ruta summerar de registrerade sekunderna för personen och dagen över alla objekt på tavlan. Använd pilarna högst upp för att byta vecka.

1. Välj den vecka du vill skicka in.
2. Kontrollera din rad. Är något fel rättar du det i tidkolumnen på objektet och kommer tillbaka. Rutnätet läser kolumnen igen när du laddar om vyn.
3. Välj Submit week på din rad. Statusen ändras från Open till Submitted och din godkännare ser den i sin lista.

Att skicka in låser inte tidkolumnen. Det talar om för godkännaren att veckan är klar och sparar de aktuella summorna.

5. Godkänn eller avvisa en vecka

1. Som godkännare öppnar du vyn Timesheets och väljer filtret Submitted, eller öppnar widgeten Pending approvals på en dashboard.
2. Öppna en inskickad rad för att se posterna bakom varje dag: objekt, start- och sluttid, varaktighet.
3. Välj Approve för att godkänna veckan. Appen sparar en ögonblicksbild av varje post i veckan (objekt, post, användare, sekunder) så att senare ändringar kan upptäckas.
4. Välj Reject för att skicka tillbaka den. Skriv en kort motivering. Statusen går tillbaka till Open och personen ser din motivering på sin rad.

6. Hantera ändringar efter godkännande

Eftersom tidkolumnen fortfarande kan redigeras i monday kan någon ändra en post efter att veckan godkänts. Appen jämför kolumnens aktuella innehåll med den godkända ögonblicksbilden varje gång vyn laddas.

• En vecka med skillnader märks Deviation och de ändrade rutorna markeras. Öppna raden för att se vad som ändrats: tillagda, borttagna eller ändrade poster, med gammal och ny varaktighet.
• Välj Re-approve för att godta de nya siffrorna. En ny ögonblicksbild ersätter den gamla.
• Välj Reopen för att skicka tillbaka veckan till personen för en förklaring. Det tar bort godkännandet.

7. Markera poster som fakturerbara

1. Öppna en rad för att se dess poster.
2. Bocka för Billable på varje post som ska faktureras. Du kan också bocka för rubriken för att markera alla poster för objektet.
3. Markeringarna lagras av appen och följer med i CSV-exporten. De ändrar ingenting på tavlan.

8. Exportera CSV

1. Välj Export i vyn Timesheets.
2. Välj datumintervall, om bara godkända veckor ska tas med och om bara fakturerbara poster ska tas med.
3. Välj Download CSV. Filen har en rad per post med datum, användare, objekt, grupp, sekunder, timmar, fakturerbar, veckans status, godkännare och tidpunkt för godkännande. Tider anges i monday-kontots tidszon.

9. Avinstallera och radera data

1. Gå till Admin, Apps, leta upp Timesheet Approvals och välj Uninstall.
2. Appens lagrade data för ert konto (godkännandestatus, fakturerbarmarkeringar, ögonblicksbilder, tavelinställningar och auktoriseringsnyckeln) raderas automatiskt inom 10 dagar. Er registrerade tid påverkas inte, den finns på tavlan och inte i appen.
3. Vill du radera tidigare, skriv till support@aldorock.com.

Behöver du hjälp?

Se supportsidan. Juridiska texter: integritetspolicy och användarvillkor.