Så använder du Fortnox Connect

Fortnox Connect skapar kunder och fakturor i ditt eget Fortnox-företag från objekt på en monday.com-tavla, skriver tillbaka fakturanummer, status och betaldatum till objektet och talar om när en faktura är betald.

Innan du börjar

• Du behöver ett Fortnox-företag och en Fortnox-användare som får godkänna integrationer (vanligen en systemadministratör i Fortnox). Fortnox-licensen måste omfatta fakturering.
• Du behöver en monday.com-tavla där objekten motsvarar sådant som ska faktureras, med kolumner för åtminstone kundnamn och belopp eller antal. En statuskolumn är praktisk för automationen.
• Appen pratar med Fortnox bara när du ber den (genom att trycka på en knapp eller via en automation du satt upp) och när den kontrollerar om fakturor blivit betalda. Den skickar aldrig fakturor till dina kunder. Utskick och bokföring sker i Fortnox, som tidigare.

1. Installera appen

1. Öppna monday.com:s marknadsplats och sök efter Fortnox Connect, eller använd installationslänken från listningen.
2. Välj Install och bekräfta behörigheterna. Appen begär att få läsa och uppdatera objekt på de tavlor du lägger till den på (för att läsa de mappade kolumnerna och skriva tillbaka fakturanummer, status och betaldatum) och att läsa användarnamn i kontot.
3. Välj vilka arbetsytor appen får användas i.

2. Auktorisera appen i monday.com

1. Öppna valfri tavla och lägg till vyn Fortnox settings: välj plustecknet bredvid vyflikarna, sedan Apps och sedan Fortnox settings.
2. Första gången visar monday.com sin auktoriseringsskärm för appen. Välj Authorize. Det ger appen en nyckel för ditt konto så att den kan skriva tillbaka till objekt och kontrollera betalda fakturor när ingen har tavlan öppen.
3. Nyckeln lagras krypterad i monday code secure storage. Den visas aldrig för dig eller för oss.

3. Koppla ditt Fortnox-företag

1. Välj Connect Fortnox i vyn Fortnox settings. Ett popup-fönster öppnas med Fortnox inloggningssida. Blockerar webbläsaren popup-fönster, tillåt dem för monday.com och försök igen.
2. Logga in i Fortnox med en användare som får godkänna integrationer och välj företag om du har flera.
3. Fortnox visar vilken åtkomst appen begär: kunder, fakturor, artiklar, företagsinformation och inställningar. Välj Godkänn.
4. Fortnox skickar webbläsaren till apps.aldorock.com/fortnox/callback, som vidarebefordrar till appen. Popup-fönstret stängs och panelen visar det kopplade företagets namn och organisationsnummer.

Ett Fortnox-företag kopplas per monday.com-konto. Fortnox-nycklarna lagras krypterade i monday code secure storage och används bara för de anrop som beskrivs på den här sidan. Ingen på Aldorock kan logga in i ditt Fortnox med dem.

4. Mappa tavlans kolumner till fält i Fortnox

Mappningen talar om för appen vilken kolumn på tavlan som motsvarar vilket fält i Fortnox. Mappningen sparas per tavla.

1. Öppna Column mapping i vyn Fortnox settings.
2. Under Customer väljer du kolumnen med kundnamnet. Valfritt mappar du organisationsnummer, e-post, adress och ert kundnummer i Fortnox. Om ett kundnummer är mappat och finns i Fortnox används den kunden. Annars letar appen efter en kund med samma organisationsnummer eller namn och skapar en ny om ingen hittas.
3. Under Invoice rows väljer du hur fakturaraderna byggs: en rad per objekt (beskrivning, antal, à-pris och valfritt artikelnummer i Fortnox och momssats från kolumner) eller en rad per underobjekt.
4. Under Invoice header mappar du valfritt fakturadatum, förfallodatum eller betalningsvillkor, er referens, kundens referens och en fritextkommentar.
5. Under Write-back väljer du de kolumner som ska ta emot fakturanummer, fakturastatus och betaldatum från Fortnox. Skapa text-, status- och datumkolumner på tavlan först om du inte har dem.
6. Välj Save mapping.

5. Förhandsgranska och skapa en faktura

1. Öppna ett objekt och välj fliken Fortnox i objektvyn. Saknas fliken lägger du till den med plustecknet i objektvyn.
2. Fliken visar vilken kund appen skulle använda (befintlig eller ny) och de fakturarader den skulle skapa, byggda från de mappade kolumnerna. Kontrollera att belopp och moms ser rätt ut. Rätta objektet om inte.
3. Välj Create invoice. Appen skapar kunden om det behövs och sedan fakturan i Fortnox, och skriver tillbaka fakturanummer och status till de mappade kolumnerna.
4. Fliken listar nu de fakturor som skapats från objektet med Fortnox-nummer, status och betaldatum. Öppna en faktura i Fortnox via länken för att skicka eller bokföra den.

Ett objekt faktureras bara igen med avsikt: knappen ändras till Create another invoice när en faktura finns, så att automationen inte skapar dubbletter.

6. Sätt upp automationen

För att skapa fakturor utan att öppna varje objekt använder du appens åtgärd i en automation i monday.com.

1. Välj Automate på tavlan och sedan Create custom automation.
2. Som utlösare väljer du When status changes to something och anger din statuskolumn och värdet, till exempel Invoice.
3. Som åtgärd väljer du Create Fortnox invoice från Fortnox Connect. Receptet lyder: When status changes to Invoice, create Fortnox invoice.
4. Välj Create automation.

När ett objekts status ändras till Invoice bygger appen fakturan med tavlans mappning, skapar kunden om det behövs, skapar fakturan och skriver tillbaka nummer och status. Om mappningen är ofullständig eller Fortnox avvisar fakturan (till exempel vid momssats som saknas) skriver appen felet i statuskolumnen och försöker inte igen på egen hand. Rätta objektet och sätt statusen igen.

7. Vad betaltriggern gör

Appen kontrollerar med jämna mellanrum i Fortnox om fakturor den skapat blivit fullt betalda. När den hittar en sådan faktura gör den följande:

• skriver betaldatumet i den mappade betaldatumkolumnen och sätter statuskolumnen till Paid,
• utlöser triggern When a Fortnox invoice is paid, som du kan använda i egna automationer, till exempel When a Fortnox invoice is paid, change status to Done.

Kontrollen körs inom de begränsningar som planen på marknadsplatsen anger. Appen läser bara de fakturor den själv skapat, inte hela fakturalistan.

8. Planens begränsningar

Planerna visas i listningen på marknadsplatsen. Den kostnadsfria planen tillåter ett mindre antal fakturor per kalendermånad. Appen räknar fakturor som skapats genom den per månad, och när gränsen är nådd visar knappen och automationen ett meddelande i stället för att skapa fakturan. En uppgradering gäller direkt.

9. Koppla bort Fortnox och avinstallera

1. För att koppla bort Fortnox men behålla appen öppnar du vyn Fortnox settings och väljer Disconnect. Appen raderar Fortnox-nycklarna direkt. Mappningar och fakturakopplingar behålls så att du kan koppla igen senare. Ta också bort integrationen under Fortnox egna inställningar om du vill vara säker på att ingen nyckel är giltig.
2. För att ta bort appen går du till Admin, Apps i monday.com, letar upp Fortnox Connect och väljer Uninstall. All data som appen lagrat för ert konto (nycklar, mappningar, kopplingar mellan objekt och fakturor, räknare) raderas automatiskt inom 10 dagar. Kunder och fakturor i Fortnox och de värden som skrivits till dina tavlor finns kvar, eftersom de är dina.
3. Vill du radera tidigare, skriv till support@aldorock.com.

Behöver du hjälp?

Se supportsidan. Juridiska texter: integritetspolicy och användarvillkor.